Przepisy specustawy dotyczącej zapobiegania, przeciwdziałania i zwalczania COVID-19 wprowadziły także nowe regulacje prawne mające ułatwić funkcjonowanie spółek prawa handlowego w trudnym czasie pandemii. Jednym z takich uregulowań jest zmiana przepisów kodeksu spółek handlowych (dalej „k.s.h.”) dotyczącą udziału w zgromadzeniu wspólników (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) lub walnym zgromadzeniu (spółka akcyjna) przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.  W myśl znowelizowanych przepisów k.s.h., udział w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest z zasady dopuszczalny – chyba ze umowa spółki stanowi inaczej (np. wprost takiego udziału zakazuje). Zgodnie z przepisami k.s.h., udział obejmuje w szczególności dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu w sposób umożliwiający im wypowiadanie się, jak również wykonywanie prawa głosu.

Nowelizacja stanowi zarówno ułatwienie co do możliwości odbycia zgromadzenia i zagwarantowania bezpieczeństwa uczestników w okresie pandemii, jak i generalnie może być wykorzystywana przez wspólników bądź akcjonariuszy przebywających poza miejscem siedziby spółki.

Przypominamy, iż wynikającą z k.s.h. zasadą jest, iż zwyczajne walne zgromadzenie lub zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno się odbyć w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.  Organizacja zwyczajnych zgromadzeń jest obowiązkiem Zarządu Spółki – który jest odpowiedzialny zarówno za fakt jego prawidłowego przeprowadzenia jak i właściwy przebieg.  Zarząd Spółki, który chce umożliwić osobom uprawnionym udział w zgromadzeniu przy wykorzystaniu komunikacji elektronicznej – winień zadbać o odpowiednie zabezpieczenie procedury jego przeprowadzenia, jak i komunikacji elektronicznej z uczestnikami – co jest sformalizowane i wymaga wiedzy technicznej oraz prawniczej.

Po pierwsze, należy pamiętać, iż wykorzystanie środków komunikacji elektronicznej jest jedynie formą sposobu uczestnictwa przez uprawnionego w zgromadzeniu – nie zastępuje natomiast prawnego obowiązku jego organizacji. Zasady przeprowadzenia zgromadzenia muszą być dostosowane do możliwości komunikacji elektronicznej, ale przede wszystkim muszą być zgodne z przepisami prawa dotyczącymi organizacji samego wydarzenia – m.in. co do formy jego przeprowadzenia (np. udziału notariusza czy wyboru przewodniczącego), miejsca na terytorium kraju czy zapewnienia tajności głosowania w sprawach osobowych (np. w sprawie udzielenia członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków).

Ponadto w celu umożliwienia wzięcia udziału w zgromadzeniu w formie elektronicznej należy:

–  określić w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej. Obowiązek ten spoczywa na Radzie Nadzorczej lub na wspólnikach spółki (w spółkach z o.o. bez rady nadzorczej);

– już przy organizowaniu zgromadzenia poinformować uprawnionych o możliwości i sposobie wzięcia w nim udziału z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej;

– zadbać o techniczne aspekty jego przeprowadzenia – umożliwienie komunikacji i oddawania głosów (w tym w sposób tajny) przez uczestników z wykorzystaniem odpowiedniego systemu bądź platformy elektronicznej.

W przypadku dalszych pytań bądź chęci uzyskania pomocy w procedurze zapewnienia możliwości udziału w zgromadzeniach z wykorzystaniem elektronicznej formy komunikacji zachęcamy do kontaktu z Kancelarią.